Die Suche nach einer neuen ZFA, ZMP oder Verwaltungskraft dauert oft Monate. Umso ärgerlicher ist es, wenn die neue Kollegin nach wenigen Wochen wieder geht. Ein häufiger Grund ist nicht das Gehalt, sondern ein holpriger Start: niemand hat Zeit, die Zugänge fehlen, und am Ende der ersten Woche weiß sie noch immer nicht, was eigentlich von ihr erwartet wird. Mit einem einfachen Plan lässt sich das vermeiden.
Vor dem ersten Arbeitstag
Eine gute Einarbeitung beginnt, bevor die neue Mitarbeiterin die Praxis betritt:
Eine Patin oder einen Paten bestimmen: eine erfahrene Kollegin, die in den ersten Wochen erste Ansprechpartnerin ist und dafür auch Zeit bekommt.
Arbeitsplatz und Zugänge vorbereiten: Praxiskleidung, Spind, Schlüssel, Zugang zur Praxissoftware und zum Dienstplan.
Das Team informieren: Wer kommt, ab wann, für welche Aufgaben?
Den Einarbeitungsplan schreiben: eine Seite mit den Themen der ersten vier Wochen und wer sie erklärt.
Tag 1: willkommen sein
Der erste Tag entscheidet, wie sich die neue Kollegin fühlt. Planen Sie bewusst Zeit ein: eine kurze Begrüßung durch die Praxisinhaberin oder den Praxisinhaber, ein Rundgang, die Vorstellung im Team und ein gemeinsames Mittagessen oder eine Kaffeepause. Am Ende des Tages sollte sie wissen, wer ihre Patin ist, wo sie was findet und wie die nächsten Tage aussehen.
Woche 1: Grundlagen und Pflichten
In der ersten Woche stehen die Grundlagen im Vordergrund: Praxisabläufe, Hygieneplan, Geräte, Praxissoftware und die wichtigsten Telefon- und Terminregeln. Dazu kommen die Pflichtunterweisungen, etwa zu Arbeitsschutz, Hygiene und Datenschutz. Halten Sie schriftlich fest, wann wer unterwiesen wurde.
Wichtig: Die neue Kollegin sollte in dieser Woche viel zusehen und nachfragen dürfen, statt sofort voll eingeplant zu werden.
Woche 2 bis 3: selbständig werden
Jetzt übernimmt sie Schritt für Schritt eigene Aufgaben, zunächst mit Rückendeckung der Patin, dann allein. Bewährt hat sich eine kurze Rückmelderunde am Ende jeder Woche, 15 Minuten reichen: Was klappt schon gut? Wo bist du noch unsicher? Was brauchst du noch?
Woche 4: das erste Gespräch
Nach etwa 30 Tagen folgt ein strukturiertes Gespräch mit der Praxisleitung. Drei Fragen helfen:
Wie geht es Ihnen nach dem ersten Monat?
Was läuft schon gut, und wo brauchen Sie noch Unterstützung?
Welche Ziele setzen wir uns bis zum Ende der Probezeit?
Halten Sie die Ergebnisse kurz fest. So hat das Gespräch am Ende der Probezeit eine klare Grundlage.
Typische Fehler bei der Einarbeitung
Sofort voll einplanen: Wer ab dem zweiten Tag eine Lücke im Dienstplan füllen muss, lernt nur das Nötigste.
Jede erklärt es anders: Ohne Plan bekommt die neue Kollegin von fünf Personen fünf Versionen desselben Ablaufs.
Keine Rückmeldung: Wer nicht weiß, wie er steht, fühlt sich schnell unsicher und sucht weiter.
Kein Ende der Einarbeitung: Ohne ein klares Gespräch fehlt der Moment, in dem die neue Kollegin richtig im Team ankommt.
Fazit
Gute Mitarbeiterinnen zu halten beginnt am ersten Tag. Ein Einarbeitungsplan auf einer Seite, eine Patin mit Zeit und ein Gespräch nach 30 Tagen kosten wenig und sparen Ihnen die nächste monatelange Suche.
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