Viele Zahnarztpraxen in Bayern suchen seit Monaten eine Praxismanagerin. Die Stellenanzeige läuft, die Bewerbungen bleiben aus, und die Aufgaben landen bei der Inhaberin oder dem Inhaber: Dienstplan am Sonntagabend, Bewerbungsgespräche in der Mittagspause, die BWA ungelesen in der Schublade. Externes Praxismanagement ist eine Lösung für genau diese Situation.
Was externes Praxismanagement bedeutet
Eine erfahrene Praxismanagerin übernimmt feste Aufgaben für Ihre Praxis, ohne bei Ihnen angestellt zu sein und ohne jeden Tag vor Ort zu sitzen. Die Zusammenarbeit läuft per Video, Telefon und E-Mail. Sie vereinbaren ein festes Stundenkontingent pro Monat und wissen vorher, was es kostet.
Das passt vor allem für drei Situationen:
Die Stelle ist unbesetzt: Bis eine neue Praxismanagerin gefunden und eingearbeitet ist, läuft die Organisation trotzdem weiter.
Die Praxis ist für eine Vollzeitstelle zu klein: Sie brauchen Unterstützung, aber keine 40 Stunden pro Woche.
Die Praxis wurde gerade übernommen: In den ersten Monaten fehlt Zeit für Strukturen, Team und Zahlen.
Welche Aufgaben remote gut funktionieren
Mehr, als viele denken. Ein großer Teil der Praxisorganisation findet am Schreibtisch statt und nicht am Behandlungsstuhl:
Personal: Stellenanzeigen schreiben, Bewerbungen vorsortieren, erste Gespräche per Video führen, Einarbeitungspläne erstellen.
Organisation: Dienstplan und Urlaubsplanung, Zuständigkeiten, Abläufe am Empfang, Vorlagen für den Alltag.
Qualitätsmanagement: Handbuch aktualisieren, Checklisten, Termine für Pflichtunterweisungen im Blick behalten.
Controlling: BWA verständlich auswerten, Kennzahlen im Blick behalten, Liquidität planen.
Abrechnungsorganisation: Abläufe so aufsetzen, dass Leistungen vollständig erfasst und kontrolliert werden. Die Abrechnung selbst bleibt in der Praxis oder bei einem Abrechnungsdienst.
Teamführung: Teambesprechungen per Video vorbereiten und moderieren, Mitarbeitergespräche vorbereiten.
Was vor Ort bleiben muss, bleibt vor Ort: die Arbeit am Patienten, die Hygiene im Alltag und die Ansprache am Empfang. Dafür sorgt Ihr Team, das durch klare Abläufe entlastet wird.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Erstgespräch per Video: Wo drückt es am meisten? Welche Aufgaben sollen abgegeben werden?
Bestandsaufnahme: Abläufe, Unterlagen und Zahlen werden gesichtet. Es entsteht eine kurze Liste mit Prioritäten.
Feste Termine: zum Beispiel ein wöchentlicher Video-Termin mit der Praxisleitung und ein gemeinsamer Ordner für Unterlagen.
Monatlicher Rückblick: Was ist erledigt, was steht als Nächstes an, wie haben sich die Kennzahlen entwickelt?
Datenschutz gehört von Anfang an dazu: Es wird schriftlich vereinbart, wer worauf Zugriff hat, und der Zugriff bleibt auf das beschränkt, was für die Aufgaben nötig ist.
Warum Erfahrung in der Zahnmedizin zählt
Eine Zahnarztpraxis ist kein gewöhnliches Unternehmen. Wer selbst am Stuhl und am Empfang gearbeitet hat, kennt den Alltag und spricht die Sprache des Teams. Ich habe 2006 als Zahnmedizinische Fachangestellte begonnen, später als ZMP und Praxismanagerin gearbeitet und bin heute Betriebswirtin der Zahnmedizin. Seit 2015 begleite ich Zahnarztpraxen in Bayern, heute überwiegend remote.
Fazit
Externes Praxismanagement ersetzt keine gute Praxismanagerin im Haus, aber es schließt die Lücke, bis sie gefunden ist, oder dort, wo eine Vollzeitstelle nicht passt. Sie gewinnen Zeit für Ihre Patientinnen und Patienten, und die Organisation läuft trotzdem.
Sie möchten wissen, ob externes Praxismanagement zu Ihrer Praxis passt? Die Pakete und Stundenkontingente finden Sie unter Praxisbegleitung. Oder vereinbaren Sie direkt ein unverbindliches Erstgespräch über die Kontaktseite.
